Шаблон диаграммы ганта управления проектом в excel скачать

Как импортировать файл Excel в Smartsheet

Smartsheet поддерживает файлы Excel, так что если у вас уже есть какие-либо проектные данные, хранящиеся в Excel, вы легко и просто можете импортировать их напрямую в Smartsheet.

1. Щёлкните по вкладке «Домашняя», а затем нажмите серую кнопку «Импорт». Выберите опцию «Импорт файла Excel».

1. Щёлкните «Выбрать», выберите файл, который вы хотите импортировать, и нажмите «Открыть».
2. Нажмите «Продолжить», после чего появится окно «Параметры импорта.
3. Выберите строку, которая содержит названия ваших столбцов (скорее всего, это первая строка) и нажмите кнопку «Импорт».

5. Импортированный файл появится в Smartsheet в виде новой таблицы. Щёлкните по названию таблицы, чтобы открыть её.

Превратите импортированные данные из Excel в диаграмму Ганта

1. Откройте импортированный из Excel файл.
2. Слева на панели управления нажмите на кнопку «Представление Ганта».

1. В
   правой
   части
   экрана
   автоматически появится
   диаграмма
   Ганта
   ,
   содержащая
   данные
   из
   основной
   таблицы
   слева
   .

Smartsheet

Создайте диаграмму Ганта за минуты при помощи шаблона диаграммы Ганта Smartsheet

При
помощи
предварительно
отформатированного
шаблона
диаграммы
Ганта
Smartsheet
очень
легко
визуализировать
свою
работу
.
Длительность автоматически рассчитывается для вас, а интерактивный шаблон позволяет вам менять местоположение полос задач в режиме «перетащить и бросить» и таким образом изменять даты, автоматически обновляя данные и в самой таблице.

Давайте посмотрим, каким образом работает шаблон диаграммы Ганта
Smartsheet
:

1. Выберите шаблон диаграммы Ганта

1. Перейдите на страницу сайт и войдите в вашу учётную запись (или воспользуйтесь бесплатной 30-дневной версией).
2. На странице «Домашняя» щёлкните «Создать», а затем выберите «Просмотр шаблонов».
3. Напишите «Диаграмма Ганта» в поле «Поиск шаблонов» и щёлкните по иконке в виде увеличительного стекла.
4. Отобразятся несколько результатов, но для целей нашего примера мы воспользуемся шаблоном «Простой проект с диаграммой Ганта». Нажмите синюю кнопку «Использовать шаблон», расположенную в верхнем правом углу.
5. Укажите имя вашей таблицы, определите, куда её сохранить, и нажмите кнопку «ОК».

2. Введите данные для каждой задачи

Появится готовый шаблон, с предварительно отформатированными разделами, подзадачами и под-подзадачами. Шаблон будет содержать примерный контент для заполнения.

Чтобы удалить подсвеченное жёлтым поле в верхней части таблицы, выберите опцию «Удалить строку».

1. Добавьте все ваши задачи в столбец «Название задачи».
2. Воспользуйтесь ячейками «Раздел 1», «Раздел 2» и «Раздел 3», чтобы установить иерархию задач (чтобы получить дополнительную информацию о иерархиях, ).
3. Если вам необходимо удалить строку, нажмите правой кнопкой мыши по ячейке в строке, которую вы хотите удалить, и выберите пункт меню «Удалить строку».
4. В левой стороне каждой строки вы можете приложить файлы непосредственно к задаче или начать обсуждение для какой-то конкретной задачи, добавляя таким образом больше контекста к вашему проекту.

3. Добавьте даты начала и срок окончания

Добавьте дату начала и срок окончания для каждой задачи. Если вы щёлкните и перетащите любой конец зелёной полосы задачи в правой части таблицы, Smartsheet автоматически изменит соответствующие даты в таблице задач.

1. Выберите ячейку в столбце «Дата начала» или «Срок окончания».
2. Нажмите на иконку календаря и выберите дату.

Вы также можете ввести даты в ячейки вручную.

4. Добавьте % выполнения и данные об исполнителях

Столбцы «% выполнения» и «Исполнители» добавят больше контекста в ваш проект. В представлении Ганта в правой части экрана процент выполненной работы для каждой задачи отображается в виде тонких серых полос внутри полосы задач.

Чтобы столбец «Исполнитель» позволяет вам назначать выполнение задач определенным членам команды и визуально представлять кто чем занимается.

1. В столбце «% выполнения» укажите процент выполненной работы для каждой задачи. Введите целое число, после чего Smartsheet автоматически добавит знак процента.
2. В столбце «Исполнители» выберите имя в выпадающем меню или введите новое имя вручную.

Календарь проекта или диаграмма Ганта — в чем разница?

Повторим: календари проектов и диаграммы Ганта не так уж сильно отличаются друг от друга. Оба инструмента используются для планирования и для слежения за временной шкалой проекта, и оба могут применяться, пусть даже на базовом уровне, практически в любой ситуации.

Но есть и важные различия, о которых вам следует знать. Для простоты мы разобьем эти различия на три основные категории:

1. Внешний вид

Одного взгляда на календарь проекта и на диаграмму Ганта достаточно, чтобы увидеть разницу в их внешнем виде. Не нужно иметь глаз-алмаз, чтобы понять — выглядят они совершенно по-разному.

Календарь проекта выглядит как обычные календари, а создать его и работать с ним можно в различных программах (Google Календарь, календарь в Outlook, Excel, Календари Wrike и т. д.). Вот пример календаря проекта:

В отличие от него, диаграмма Ганта служит наглядным представлением временной шкалы проекта, и на ней показаны задачи рядом со шкалой времени. Задачи отображаются в виде горизонтальных полос, и длина каждой полосы соответствует интервалу времени, необходимому для выполнения задачи.

Диаграмму Ганта также можно построить в различных программах. Некоторые менеджеры проектов предпочитают строить диаграммы Ганта в Google Календаре или даже в Google Таблицах. Другие выбирают специальные приложения для создания диаграммы Ганта (и мы рекомендуем именно этот подход). Это позволяет избежать обновления данных вручную, когда на временной шкале проекта что-то меняется.

Вот пример упрощенной диаграммы Ганта, где показаны задачи, связанные с запуском нового продукта:

2. Простота использования

Поскольку эти форматы выглядят совершенно по-разному, простота использования становится еще одним фактором, отличающим диаграмму Ганта от календаря проекта.

Большинство людей могут взглянуть на обычный календарь и сразу же понять всю информацию, которая на нем отражена. То есть для работы с календарем проекта не требуется никакого особого обучения или уровня подготовки.

Диаграмма Ганта не настолько интуитивно-понятна, так что к работе с ней нужно привыкнуть. Но если она и отстает от календаря в удобстве использования, этот недостаток компенсируется более широким функционалом.

3. Возможности

Давайте поговорим о функциональной составляющей. Поскольку календари проектов и диаграммы Ганта отличаются друг от друга, как было сказано выше, у них должны быть разные функции и преимущества, а это значит, что они служат разным целям и подходят для разных сценариев.

Каких именно? Ниже мы рассмотрим несколько различных примеров, где в одном случае лучше выбрать диаграмму Ганта, а в другом — календарь проекта или наоборот.

Шаг 3: Строим данные на графике правильно

Этот этап всегда оказывается самым трудным, поскольку первоначально график построен с правильными данными на неправильных местах, если эти данные вообще появились на графике!

Кликните кнопку Выбрать данные (Select Data) на вкладке Конструктор (Design). Проверьте, что в области Элементы легенды (ряды) (Legend Entries (Series)) записано два элемента – продолжительность (Duration) и дата начала (Start Date). Здесь должны быть только эти два элемента.

Дайте угадаю. Вся информация переместилась или съехала в сторону? Давайте исправлять.

Чтобы исправить свои данные, нажмите Добавить (Add) или Изменить (Edit) в области Элементы легенды (ряды) (Legend Entries (Series)). Чтобы добавить дату начала (Start Date), укажите ячейку B1 в поле Имя ряда (Series Name), а в поле Значения (Series Values) – диапазон B2:B13. Таким же образом можно добавить или изменить длительность задач (Duration) – в поле Имя ряда (Series Name) укажите ячейку C1, а в поле Значения (Series Values) – диапазон C2:C13.

Чтобы привести в порядок категории, нажмите кнопку Изменить (Edit) в области Подписи горизонтальной оси (категории) (Horizontal (Category) Axis Labels). Здесь должен быть указан диапазон данных:

На этом этапе диаграмма должна выглядеть как диаграмма с накоплением, в которой названия задач отложены по вертикальной оси, а даты – по горизонтальной оси.

Как пользоваться диаграммой Ганта?

Построить диаграмму довольно просто. Для начала надо выписать все этапы проекта или цели и проставить к каждому дату начала и дату конца. Потом построить схему, где на вертикальной оси будут отображаться названия этапов, а на горизонтальной – временная шкала. И закрасить временные отрезки каждой задачи. При желании можно поставить промежуточные дедлайны и контрольные точки, обозначив их вертикальными линиями, которые соответствуют определенным датам.

Как видите, принцип совсем несложный. Осталось только определиться, где его реализовать. Чтобы использовать диаграмму Ганта для планирования, вы можете выбрать один из четырех вариантов:

1. Вести диаграмму по старинке в бумажном варианте.
2. Стряхнуть пыль со своих навыков работы с Excel и построить диаграмму там.
3. Использовать специальное ПО. Либо узкой направленности для построения диаграмм Ганта, либо с более широким функционалом, который предлагают программы управления проектами. Вариантов – вагон и маленькая тележка.
4. Поставить цель на SmartProgress и использовать диаграммы прямо в цели.

Кому будет полезна диаграмма Ганта?

Возможность создать такой график-планер деятельности в Excel будет удобным и эффективным рабочим инструментом для самых разных членов проектной команды:

• руководители – используя информацию графика, они смогут оценить общий прогресс работы, выявить «слабые» места, рационально распределить ресурсы и т.д.;
• менеджеры проектов – эти лица непосредственно управляют проектом, поэтому им важна возможность обеспечивать постоянный контроль над всем рабочим процессом, быть в курсе прогресса всех специалистов и всех задач, не допускать пропуска дедлайнов. И диаграмма Ганта, в том числе и построенная в Excel, поможет во всех этих задачах;
• исполнители – наглядное отображение приоритетного порядка выполнения заданий поможет не пропустить ни одной из них, соблюсти требуемую последовательность и тем самым обеспечить рациональность и эффективность всей работы;
• заказчики – построенная в Excel диаграмма Ганта позволит заказчику работ оценить продуктивность их выполнения, общие сроки и, следовательно, рентабельность вложений, ведь чем быстрее будет получен итоговый продукт, тем быстрее он начнет приносить прибыль.

Таким образом, диаграммы Ганта будут полезны практически каждому лицу, заинтересованному в реализации того или иного проекта. Это гибкий, наглядный и информативный инструмент, который будет удобен при выполнении всего объема работы, начиная от планирования деятельности и заканчивая ее контролем и анализом.

Способ 1. График Ганта через модификацию Ленточной диаграммы с накоплением

1. Организация данных для построения

Итак, диаграмма Ганта — это такой вид визуализации данных, который используется для иллюстрации плана или графика работ по какому-либо проекту.

Соответственно, для построения нам нужен будет список этапов, для каждого из которых будет указана дата начала и продолжительность этапа. Пример правильной организации данных смотрите на рисунке ниже.

Правильная организация данных

Обратите внимание, что столбец со списком этапов не имеет заголовка в шапке (это важно, иначе Excel примет даты начала этапов за ряд данных, а не за подписи оси). Также, если Вам нужно в проекте повторить какой-то этап несколько раз, то для каждого такого раза придется создавать дополнительные 2 столбца — один с указанием дней перерыва между повторениями, а второй — с длительностью повтора этапа. В примере выше «Тестирование проекта» предполагается начать 19.09.2017, проводить в течение 2 дней, а затем после перерыва в 2 дня повторить еще раз, снова на пару дней

В примере выше «Тестирование проекта» предполагается начать 19.09.2017, проводить в течение 2 дней, а затем после перерыва в 2 дня повторить еще раз, снова на пару дней.

2. Создание диаграммы

Далее выделите весь диапазон данных (вместе с шапкой и всеми столбцами) и создайте Линейчатую диаграмму с накоплением.

Создание линейчатой диаграммы с накоплением

Если будет предложено несколько вариантов, выбирайте тот, в котором даты расположены внизу, а названия этапов — слева.

На выходе должна получиться вот такая диаграмма:

Стандартная диаграмма

После создания переходим к этапу настройки диаграммы.

3. Настройка диаграммы

Для начала стоит убрать с диаграммы легенду (в диаграмме Ганта ее наличие необязательно в большинстве случаев). Для этого выделите ее кликом мыши и нажмите Delete.

Далее выделите подписи оси Y (названия этапов) и нажмите Ctrl+1 или Правая кнопка мыши — Формат Оси. В открывшейся панели инструментов найдите вкладку Параметры Оси и установите галочки напротив пунктов «в максимальной категории» и «обратный порядок категорий» (это нужно, чтобы этапы начинались сверху с самого первого, а ось подписей дат была внизу).

Настройка формата Оси Y

Теперь настроим вторую ось. Выделите подписи оси X (даты) и нажмите Ctrl+1 или Правая кнопка мыши — Формат Оси. В открывшейся панели инструментов найдите вкладку Параметры Оси. Установите минимальную границу (например, дату начала первого этапа). Если ваша версия Excel не позволяет ввести дату в привычном формате, то придется ввести ее числовой эквивалент (чтобы узнать его можно на листе Excel временно перевести ячейку с датой в числовой формат, переписать значение, а затем вернуть обратно). Максимальная граница обычно достаточно удачно определяется автоматически, но при необходимости ее тоже можно задать вручную.

В этой же панели можно установить цену делений (7 — для недели, 10 — для декады и т.д.).

Настройка формата Оси X

Далее нужно спрятать лишние ряды (которые служат для визуализации времени начала этапов, см. рисунок ниже). Выделите ненужный ряд (кликнув на нем левой кнопкой мыши), нажмите Ctrl+1 или Правая кнопка мыши — Формат ряда данных. В открывшейся панели инструментов найдите вкладку Заливка и Границы и установите галочку «Нет заливки».

Лишние ряды выделены красной рамкой

В оставшихся видимых рядах нужно настроить одинаковую заливку (актуально, если вы используете повтор одного и того же этапа), а также настроить ширину полосок на диаграмме (формат ряда данных — параметры ряда — перекрытие рядов: 100%, боковой зазор: 30%).

Формат видимых рядов

Далее можно настроить другие элементы в соответствии со своими представлениями об эстетике диаграмм (название, линии сетки, шрифты и т.д.). В итоге Вы должны получить вот такую проектную диаграмму Ганта.

Итоговая диаграмма

Теперь рассмотрим второй способ.

Creating Dependent Tasks in a Gantt Chart with Excel

One of the reasons why Excel is a useful tool for creating Gantt Charts is that task dependencies can be defined by using Excel formulas. Gantt Chart Template Pro is designed to make this easier than entering your own formulas, but here are a few simple examples you can try:

1. Start a Task the Day After a Predecessor Task

   where end_date is a reference to cell (e.g. D10) containing the END date of the predecessor task.

2. Start a Task on the Same Day as another task

   where start_date is a reference to cell containing the START date of the other task.

3. Start a Task the next WORK day after a Predecessor task (excludes Sat & Sun)

   Use the WORKDAY.INTL() function in Excel 2010+ to define a custom work week (days other than only Sat & Sun)

The problem with only using formulas is that you can’t see the dependencies between tasks when you view or print the chart. Other Gantt chart software may show dependencies as lines connecting the bars in the gantt chart, but I’ve never found a simple way for Excel to do that (and the lines can get really messy).

The simple approach is to list the WBS number of the Predecessor in another column, like in the critical path example above. In the CPM template and in Gantt Chart Template Pro, formulas calculate the start dates based on what you enter. If you want to try doing this on your own, here is a formula to get you started:

4. Start a Task the next day after a Predecessor task listed in another column

Gantt Chart Pro uses a formula like this, but it allows up to three predecessors and it accounts for work days.

Advertisement

Где еще можно построить диаграмму Ганта

Используем PowerPoint

Инструмент для создания презентаций от Microsoft позволяет не только вставить готовые фото диаграммы, но и создать ее самим. Процесс этот достаточно простой и не потребует от пользователя каких-либо умений работать с таблицами. Пример будет составлен в Microsoft PowerPoint 2013.

Разберем процедуру создания:

Второй способ подразумевает импорт из
Excel
в PowerPoint:

LibreOffice Calc

Программа, которая предназначена для работы с таблицами и графиками. LibreOffice Calc имеет достаточный функционал для построения динамических диаграмм.

Процесс создание выглядит следующим образом:

Microsoft Project

Программа была создана для управления различными проектами. В Microsoft Project встроены инструменты, позволяющие работать с таблицами, презентациями, графиками и т.д.

Важно знать, что шаблон встроен в данное ПО, поэтому каких-либо сложностей у пользователей возникнуть не должно. Процесс построения:

Процесс построения:

OnlyOffice

Функциональное программное обеспечение для управления проектами. OnlyOffice не только позволяет работать с документацией, таблицами и презентациями, но и с электронной почтой. Процесс автоматизированный
, пользователю требуется лишь внести необходимую информацию и диаграмма будет создана с учетом правильного расположения элементов.

Процесс выглядит так: