Объект report (access)report object (access)

ПримерExample

В приведенном ниже примере показано, как использовать событие NoData отчета, чтобы не допустить открытие отчета при отсутствии данных для отображения.The following example shows how to use the NoData event of a report to prevent the report from opening when there is no data to be displayed.

В приведенном ниже примере показано, как с помощью события Page добавить водяной знак к отчету перед его печатью.The following example shows how to use the Page event to add a watermark to a report before it is printed.

В приведенном ниже примере показано, как задать свойство BackColor элемента управления на основе его значения.The following example shows how to set the BackColor property of a control based on its value.

В приведенном ниже примере показано, как отформатировать отчет, чтобы показать индикаторы хода выполнения.The following example shows how to format a report to show progress bars. В этом примере используется комбинация элементов Rectangle, боксинсиде и боксаутсиде, для создания индикатора выполнения на основе значения авгофратинг.The example uses a pair of rectangle controls, boxInside and boxOutside, to create a progress bar based on the value of AvgOfRating. Индикаторы выполнения отображаются, только когда отчет открывается в режиме предварительного просмотра или печатается.The progress bars are visible only when the report is opened in Print Preview mode or it is printed.

Разделы отчета

Отчет Access состоит из нескольких разделов, таких как:

1. Заголовок, который печатается 1 раз в начале отчета и содержит сведения, обычно присутствующие на титульной странице (например логотип, название, дату).
2. Верхний колонтитул, расположенный вверху каждой страницы, используется в случаях необходимости повторения названия отчета на каждой странице.
3. Заголовок группы используется для вывода в начале каждой новой группы записей ее имени. Заголовок группы служит для печати имени группы.
4. Данные выводятся 1 раз для каждой строки в источнике записей. Этот раздел содержит элементы управления основного содержания отчета.
5. Примечание группы выводится в конце каждой группы записей и содержит сводные сведения по ней.
6. Нижний колонтитул печатается в конце каждой страницы и отображает нумерацию страниц и сведения, относящихся к странице.
7. Примечание отчета выводится 1 раз в самом конце отчета и используется для печати итогов и прочей сводной информации по всему отчету.

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Создание отчётов в Microsoft Access

Access обладает обширным набором возможностей и инструментов для работы с базами данных. Перед пользователями, использующими эту программу, могут ставиться самые разные задачи, которые нужно уметь решать. В этой статье разберёмся, как создать отчёт в Access, что это такое и для чего он нужен. Давайте же начнём. Поехали!

Отчёты в Microsoft Access служат для вывода на экран либо печати информации из базы данных. Любой отчёт можно создать на основе таблицы или на основе запроса. Делается это очень просто, всего в пару кликов.

Для начала у вас должна быть готовая таблица, с данными которой вы будете работать. Затем выделите нужную таблицу в окне «Все объекты Access», расположенном слева, перейдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Отчёт» в одноимённом разделе. Всё готово. Перед вами будет сформированный программой отчёт на основе информации, содержащейся в таблице.

После этого вы можете перейти на вкладку «Конструктор», чтобы отредактировать поля, разделы и прочее. Чтобы выйти из режима конструктора, щёлкните правой клавишей мыши по вкладке таблицы и выберите пункт «Представление отчёта». Не забудьте сохранить перед выходом.

Для более сложных случаев используйте «Мастер отчётов», соответствующая кнопка находится в той же вкладке «Создание», этот инструмент пригодится в том случае, если необходимо оперировать с данными из нескольких таблиц сразу.

В открывшемся окне выберите из списка те таблицы и запросы, из которых будут взяты поля (их также необходимо указывать). Закончив, нажмите кнопку «Далее». В следующем окне вам будет предложено выбрать подходящий вид представления данных. Затем вы можете сгруппировать выбранные поля по своему усмотрению. Просто выберите нужное поле и нажмите на кнопку со стрелкой. Далее, откроется окно сортировки записей. Делать сортировку необязательно, поэтому вы можете пропустить этот этап. В следующем окне выберите «Макет» (ступенчатый, блок, структура) и «Ориентацию» (книжная, альбомная). Оставьте отмеченным пункт «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». После этого остаётся ввести название и нажать кнопку «Готово».

Чтобы исправить общий вид и некорректно отображаемые данные, перейдите в режим конструктора. Там вы можете выделять отдельные поля и перемещать их при помощи стрелок на клавиатуре или мышкой. Убрать большие промежутки между столбцами, можно не переходя в «Конструктор». Достаточно передвинуть границы курсором мыши. В случае, если часть данных у вас отображаются в виде решёток «#», просто увеличьте эти поля и информация будет отображена корректно. В режиме конструктора можно изменять цвет текста, подложки, заголовки.

Существует возможность создания определённых ячеек, в которых будет рассчитываться сумма, разница или произведение на основе данных из таблиц или запросов. Для этого выделите нужное поле и нажмите кнопку «Итоги», расположенную на панели инструментов в разделе «Группировка и итоги». В появившемся меню выберите «Число записей» или «Количество значений» в зависимости от того, какие перед вами стоят задачи.

В отчётах Access автоматически проставляются серые полосы, которые некоторым пользователям могут прийтись не по душе. Чтобы убрать их, перейдите в режим конструктора, выделите «Область данных», кликните правой клавишей мыши и выберите в списке «Свойства». Справа появится окно, в котором необходимо найти строку «Цвет фона чередования». Скопируйте «Фон 1» из «Цвет фона» и вставьте в «Цвет фона чередования». То же самое повторите с разделом «Примечания группы».

Ещё один способ создания — «Конструктор отчётов». Нажав эту кнопку, перед вами появится область, в которую нужно добавить поля при помощи соответствующей кнопки в ленте инструментов.

СвойстваProperties

• ActiveControlActiveControl
• AllowLayoutViewAllowLayoutView
• AllowReportViewAllowReportView
• ApplicationApplication
• AutoCenterAutoCenter
• AutoResizeAutoResize
• BorderStyleBorderStyle
• CaptionCaption
• CloseButtonCloseButton
• ControlBoxControlBox
• ControlsControls
• CountCount
• CurrentRecordCurrentRecord
• CurrentViewCurrentView
• CurrentXCurrentX
• CurrentYCurrentY
• CycleCycle
• DateGroupingDateGrouping
• DefaultControlDefaultControl
• DefaultViewDefaultView
• DirtyDirty
• DisplayOnSharePointSiteDisplayOnSharePointSite
• DrawModeDrawMode
• DrawStyleDrawStyle
• DrawWidthDrawWidth
• FastLaserPrintingFastLaserPrinting
• FillColorFillColor
• FillStyleFillStyle
• FilterFilter
• FilterOnFilterOn
• FilterOnLoadFilterOnLoad
• FitToPageFitToPage
• FontBoldFontBold
• FontItalicFontItalic
• FontNameFontName
• FontSizeFontSize
• FontUnderlineFontUnderline
• ForeColorForeColor
• FormatCountFormatCount
• GridXGridX
• GridYGridY
• GroupLevelGroupLevel
• GrpKeepTogetherGrpKeepTogether
• HasDataHasData
• HasModuleHasModule
• HeightHeight
• HelpContextIdHelpContextId
• HelpFileHelpFile
• HwndHwnd
• InputParametersInputParameters
• KeyPreviewKeyPreview
• LayoutForPrintLayoutForPrint
• LeftLeft
• MenuBarMenuBar
• MinMaxButtonsMinMaxButtons
• ModalModal
• ModuleModule
• MouseWheelMouseWheel
• MoveableMoveable
• MoveLayoutMoveLayout
• NameName
• NextRecordNextRecord
• OnActivateOnActivate
• OnApplyFilterOnApplyFilter
• OnClickOnClick
• OnCloseOnClose
• OnCurrentOnCurrent
• OnDblClickOnDblClick
• OnDeactivateOnDeactivate
• OnErrorOnError
• OnFilterOnFilter
• OnGotFocusOnGotFocus
• OnKeyDownOnKeyDown
• OnKeyPressOnKeyPress
• OnKeyUpOnKeyUp
• OnLoadOnLoad
• OnLostFocusOnLostFocus
• OnMouseDownOnMouseDown
• OnMouseMoveOnMouseMove
• OnMouseUpOnMouseUp
• OnNoDataOnNoData
• OnOpenOnOpen
• OnPageOnPage
• OnResizeOnResize
• OnTimerOnTimer
• OnUnloadOnUnload
• OpenArgsOpenArgs
• OrderByOrderBy
• OrderByOnOrderByOn
• OrderByOnLoadOrderByOnLoad
• OrientationOrientation
• PagePage
• PageFooterPageFooter
• PageHeaderPageHeader
• PagesPages
• PaintingPainting
• PaintPalettePaintPalette
• PaletteSourcePaletteSource
• ParentParent
• PicturePicture
• PictureAlignmentPictureAlignment
• PictureDataPictureData
• PicturePagesPicturePages
• PicturePalettePicturePalette
• PictureSizeModePictureSizeMode
• PictureTilingPictureTiling
• PictureTypePictureType
• PopUpPopUp
• PrintCountPrintCount
• PrinterPrinter
• PrintSectionPrintSection
• PropertiesProperties
• PrtDevModePrtDevMode
• PrtDevNamesPrtDevNames
• PrtMipPrtMip
• RecordLocksRecordLocks
• RecordsetRecordset
• RecordSourceRecordSource
• RecordSourceQualifierRecordSourceQualifier
• ReportReport
• RibbonNameRibbonName
• ScaleHeightScaleHeight
• ScaleLeftScaleLeft
• ScaleModeScaleMode
• ScaleTopScaleTop
• ScaleWidthScaleWidth
• ScrollBarsScrollBars
• SectionSection
• ServerFilterServerFilter
• ShapeShape
• ShortcutMenuBarShortcutMenuBar
• ShowPageMarginsShowPageMargins
• TagTag
• TimerIntervalTimerInterval
• ToolbarToolbar
• TopTop
• UseDefaultPrinterUseDefaultPrinter
• VisibleVisible
• WidthWidth
• WindowHeightWindowHeight
• WindowLeftWindowLeft
• WindowTopWindowTop
• WindowWidthWindowWidth

ПримечанияRemarks

Вы можете использовать коллекцию Reports в Visual Basic или в выражении, чтобы ссылаться на открытые в данный момент отчеты.You can use the Reports collection in Visual Basic or in an expression to refer to reports that are currently open. Например, можно перечислить коллекцию Reports , чтобы задать или вернуть значения свойств отдельных отчетов в коллекции.For example, you can enumerate the Reports collection to set or return the values of properties of individual reports in the collection.

Вы можете ссылаться на отдельный объект отчета в коллекции Reports , обратившись к отчету по имени или обратившись к его индексу в коллекции.You can refer to an individual Report object in the Reports collection either by referring to the report by name, or by referring to its index within the collection.

Коллекция Reports индексируется начиная с нуля.The Reports collection is indexed beginning with zero. Если вы ссылаетесь на отчет по его индексу, первый отчет — это отчет (0), второй отчет — отчеты (1) и т. д.If you refer to a report by its index, the first report is Reports(0), the second report is Reports(1), and so on. Если вы открыли Report1, а затем открыли Report2, на Report2 будет ссылаться в коллекции отчетов по индексу в качестве отчетов (1).If you opened Report1 and then opened Report2, Report2 would be referenced in the Reports collection by its index as Reports(1). Если после этого вы закрыли Report1, на Report2 будет ссылаться в коллекции отчетов по индексу в качестве отчетов (0).If you then closed Report1, Report2 would be referenced in the Reports collection by its index as Reports(0).

Примечание

Чтобы получить список всех отчетов в базе данных (при открытии или закрытии), перечислите коллекцию AllReports объекта CurrentProject .To list all reports in the database, whether open or closed, enumerate the AllReports collection of the CurrentProject object. Затем можно использовать свойство Name каждого отдельного объекта AccessObject , чтобы возвратить имя отчета.You can then use the Name property of each individual AccessObject object to return the name of a report.

Вы не можете добавить или удалить объект Report из коллекции Reports .You can’t add or delete a Report object from the Reports collection.

Настройка отчета

Случается, что созданный мастером отчет не соответствует полностью ожиданиям пользователя. К примеру, нужно будет добавить текст, изменить ширину столбцов, вставить логотип и пр. В Access имеется 2 режима, в которых можно вносить изменения в отчет: режим разметки и режим конструктора.

В режиме разметки наиболее удобно вносить изменения в отчет, поскольку в нем имеется большинство инструментов настройки. В данном режиме можно изменить ширину столбцов, поменять их местами, добавить или изменить уровни группировки и итоги. Кроме того, можно поместить в макет отчета новые поля и задать свойства отчета и его элементов управления. Преимущество данного режима заключается в одновременном с изменениями просмотре отображения данных отчета.

Если в режиме разметки не получается внести какие-либо изменения, можно попытаться сделать это в режиме Конструктора, в котором отображается базовая структура отчета и предлагаются дополнительные инструменты и возможности разработки. К примеру, в Конструкторе можно добавить в отчет больше видов элементов управления, более точно настроить выравнивание элементов управления и задать больше свойств, чем в режиме разметки.

Так и не нашли ответ на свой вопрос?

Просто напиши с чем тебе нужна помощь

Как создать отчет

Наиболее простым способом является мастер автоматических отчетов. В его функционал входит возможность поместить выбранные строки и столбцы из различных баз данных в рабочую область и при этом имеет несколько стилей оформления. После окончания автоматической работы можно дополнительно добавлять либо изменять данные при помощи конструктора.

Кроме того, можно воспользоваться функционалом по созданию автоматических отчетов, чтобы получить репорт быстро. Затем после выполнения можно в режиме конструктора внести поправки.

Создание простого отчета в MS Access проводится таким способом:

1. В первую очередь потребуется готовая база данных. Перейдите в раздел «Отчеты», затем нажмите на контекстное окно «Создать». Появится окошко с выбором вида отчета.
2. Для быстрого создания отчета нужно выбрать «Автоматический ответ» в столбец либо ленточный.
3. Затем нужно выбрать источник информации. Для этого можно воспользоваться готовой базой данных либо информационным запросом.
4. Подтвердить выбор.
5. Затем мастер автоматических отчетов создаст репорт согласно выбору. При этом он откроется в режиме предпросмотра. Тут можно увидеть внешний вид готового отчета.
6. Затем после завершения правок нужно перейти во вкладку «Файл», нажать на кнопку «Сохранить». В окне нужно ввести полное имя отчета, затем выбрать директорию либо съемный накопитель.

Создание запросов и отчетов в Access завершается печатью. После того как завершены все действия по созданию отчета, и нужно распечатать его, стоит воспользоваться следующими командами:

1. В разделе «Файл» нажать на клавишу, соответствующую печати.
2. В окне, которое появится, нужно нажать на кнопку страницы.
3. Затем выбрать, какие страницы нужно распечатать, и подтвердить выбор.

До начала запуска на печать нужно еще раз убедиться в правильности готового отчета. Чтобы убедиться в том, что данные не сдвинулись и введены корректно, нужно перейти в раздел предварительного просмотра во вкладке «Вид».

При наличии предпоследней пустой страницы проблемы чаще всего связаны с неправильным размещением примечаний. Нужно проверить высоту и в случае необходимости выставить параметр высоты на уровень 0.

Если попадаются пустые страницы – скорее всего ширина полей отчета превышает ширину бумаги. Попробуйте распечатать в альбомной ориентации либо измените ширину в полях. Во время работы не допускайте, чтобы ширина полей превышала общие размеры рабочей области + левого и правого пустого поля.

Способы создания отчета в Microsoft Office Access

При создании отчета можно воспользоваться стандартными средствами, ускоряющими процесс создания отчета или разработать специальный формат с помощью конструктора отчетов. Конструктор отчетов позволяет создавать отчеты, как в табличном виде, так и в свободной форме.
Табличный отчет представляет собой напечатанную таблицу, в которой данные упорядочены по столбцам и строкам. Каждый из столбцов содержит поле исходной таблицы или вычисляемое поле, а строка представляет собой запись. Табличный отчет позволяет напечатать данные из таблиц в наиболее простом и естественном виде. Однако они не пригодны в тех случаях, когда по¬ля исходной таблицы должны располагаться в специально отведенных для них местах отчета (почтовые этикетки, чеки, письма).
Отчеты в свободной форме позволяют устранить ограничения, свойственные табличным отчетам. При получении отчета в свободной форме можно воспользоваться стандартным форматом, автоматически создаваемым Access для каждой таблицы. В этом формате поля исходной таблицы расположены вертикально. Однако с помощью конструктора отчетов можно разработать специальный формат, где поля исходной таблицы расположены в требуемых местах отчета.
В Access используются следующие средства для создания отчета (рис.1):

• Отчет, позволяющий автоматически создать отчет с полями, расположенными в один или несколько столбцов;
• Мастер отчетов, позволяющий создать настраиваемый отчет на основе выбранных полей;
• Конструктор отчетов, в котором можно самостоятельно разработать собственные отчеты с заданными свойствами;
• Пустой отчет, позволяющий самостоятельно вставлять поля и элементы управления и дорабатывать форму отчета;
• Наклейки, позволяющий создать отчет для почтовых наклеек или другие этикетки.

Рис.1 — Способы создания отчета в Microsoft Office Access

Для создания самого простого отчета в Access необходимо выполнить следующие действия:

• открыть окно базы данных;
• убедиться, что в области переходов выбрана таблица;
• выполнить команду Отчет в группе «Отчеты», на Ленте во вкладке Создание.

На экране появится готовый к использованию отчет, в который включены все поля таблицы. Их названия располагаются горизонтально в том порядке, в каком они находятся в таблице. Снизу под названием каждого поля отображается его значение в таблице.
Расположение полей и записей в автоматически созданных отчетах подходит не для всех случаев, в частности, при их большом количестве. Однако отчеты могут пригодиться, когда создаются на основе запросов, выводящих на экран только нужные поля. Можно также использовать запрос для определения тех записей и порядка их сортировки, которые будут включены в отчет.
Для закрепления темы Способы создания отчета в Microsoft Office Access смотрим видеоурок: