Архивирование и очистка почтового ящика на gmail

Какие данные занимают пространство в хранилище

Данные, которые занимают место в хранилище

• Google Диск
  • Файлы в разделе «Мой диск», в том числе PDF-документы, изображения и видео.
  • Содержимое корзины. Подробнее о том, как очистить корзину…Примечание. Документы, таблицы, презентации, формы и сайты Google не занимают места в хранилище.
• Gmail. Все сообщения электронной почты и прикрепленные к ним файлы, включая содержимое папок «Спам» и «Корзина».
• Google Фото. Фотографии и видео, сохраненные в исходном качестве. Подробнее о том, как изменить размер фотографий и видео, чтобы они не занимали место.

Как удалить скрытые данные из приложений на Google Диске

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. Нажмите на значок «Настройки» Настройки.
3. Слева выберите Управление приложениями.
4. Если у приложения есть скрытые данные, их объем отображается под описанием приложения.
5. Чтобы их удалить, нажмите Действия Удалить данные приложения.

Данные, которые не занимают место в хранилище

• Google Диск. ​Документы, таблицы, презентации, формы и сайты Google, а также файлы в папке «Доступные мне». Эти файлы занимают место только на Google Диске их владельца.
• Google Фото. Фотографии и видео, сохраненные в высоком качестве.

Расхождения в данных о занятом пространстве на Google Диске

Объем данных в папке Google Диска на компьютере не совпадает с объемом тех же данных, который отображается на странице drive.google.com.

• Содержимое корзины занимает пространство на Google Диске, но не синхронизируется с компьютером.
• Файлы, к которым вам предоставлен доступ, занимают место на компьютере, но не на Google Диске.
• Если объект хранится в различных папках на Диске, для него создается несколько локальных копий. Поэтому такие объекты занимают больше места на компьютере.
• Если синхронизация включена не для всех папок, объем данных на компьютере будет меньше, чем на Google Диске.
• Размер файлов на компьютере и на странице drive.google.com может немного отличаться из-за особенностей операционной системы.

Что делать, если у вас закончилось место

Если хранилище будет заполнено или вы уменьшите его объем, в результате чего загруженные файлы будут занимать больше места, чем у вас есть, появятся определенные ограничения. Все ранее загруженные файлы сохранятся, но вы не сможете добавлять новые. Пример:

• Gmail. Вы не сможете отправлять или получать письма.
• Google Диск. Вы не сможете синхронизировать или загружать новые файлы. Синхронизация между папкой Google Диска и разделом «Мой диск» также будет остановлена. При этом вы по-прежнему сможете создавать документы Google, так как они не занимают места на Диске.
• Google Фото. Вы не сможете загружать фото в исходном качестве. Вам придется выбрать вариант «Высокое качество» или отключить автозагрузку.

Затем воспользуйтесь этими советами

Рекомендуем воспользоваться этими инструкциями на компьютере, поскольку в приложении Gmail многие из этих настроек недоступны.

Проверьте фильтры

Вы могли настроить фильтры, которые автоматически архивируют или удаляют определенные письма.

Проверить настроенные фильтры можно так:

1. Откройте Gmail в браузере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок «Настройки» Все настройки.
3. Откройте вкладку Фильтры и заблокированные адреса.
4. Проверьте, нет ли фильтров с правилом «Удалить» или «Пропустить входящие».
5. Справа от любого фильтра нажмите изменить или удалить.
6. Следуйте инструкциям на экране.

Проверьте настройки пересылки

При настройке пересылки в Gmail можно указать, сохранять ли оригиналы писем в почтовом ящике или удалять/архивировать их.

Проверить настройки пересылки можно так:

1. Откройте Gmail в браузере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок «Настройки» Все настройки.
3. Откройте вкладку Пересылка и POP/IMAP.
4. В пункте «Пересылка» проверьте, выбран ли пункт «Пересылать копии входящих сообщений на адреса». Если пересылка включена, выберите параметр Сохранить копию письма во входящих Gmail или Отметить копию сообщения Gmail как прочитанную.
5. Нажмите Сохранить изменения внизу страницы.

Важно. Если вы заметили, что в параметрах пересылки указан незнакомый адрес, выберите «Выключить пересылку» и воспользуйтесь нашими советами по обеспечению безопасности, чтобы защитить свой аккаунт

Если у вас включена пересылка писем из другого ящика в Gmail, письма, не прошедшие аутентификацию, могут попадать в спам. Воспользуйтесь рекомендациями по пересылке на адрес Gmail.

Проверьте настройки, если получаете письма Gmail в сторонний клиент

Я использую IMAP для работы с письмами в клиенте (Microsoft Outlook, Apple Mail и др.)

Убедитесь, что вы используете рекомендованные настройки IMAP. Найдите настройки, которые могут приводить к удалению писем.

Для работы с письмами Gmail я использую веб-приложение, расширение или дополнение

Проверьте настройки – убедитесь, что письма не удаляются и не архивируются.

1. Откройте страницу .
2. В разделе «Приложения, связанные с аккаунтом» нажмите Управление приложениями.
3. Если вы нашли незнакомый сервис, нажмите на него Удалить.

Я использую POP для работы с письмами в клиенте (Microsoft Outlook, Apple Mail и др.)

При настройке POP можно указать, применять ли ваши действия в клиенте и в Gmail. Например, можно сделать так, чтобы при удалении писем в Microsoft Outlook они удалялись и в Gmail.

1. Откройте страницу настроек .
2. Проверьте, включен ли доступ по протоколу POP.
3. Если задан параметр «Удалить письмо из Gmail» или «Сохранить архивную копию в Gmail», вместо него выберите Сохранить копию письма во входящих Gmail.
4. Нажмите Сохранить изменения внизу страницы.

Примечание. Если используется с доступом по протоколу POP, настройте сохранение писем на сервере в своем POP-клиенте.

Gmail

1. Как настроить делегированный доступ к почте

   В окне поиска введите .

2. Нажмите «Поиск» . Примечание.Замените большим числом, чтобы найти письма большего объема.

3. Выберите ненужные письма и нажмите на значок корзины .
4. В левой части страницы нажмите «Ещё» Корзина.
5. В верхней части страницы нажмите Очистить корзину.

Как очистить папку «Спам»

1. На панели слева выберите Спам. Если этого пункта нет, нажмите Ещё.
2. Нажмите Удалить все письма со спамом вверху списка. Или выберите отдельные сообщения и нажмите Удалить навсегда.

Чтобы узнать, как ещё можно находить письма, прочитайте статью об операторах поиска в Gmail.

Google Фото

Как сохранить фотографии и видео в высоком качестве

Измените качество фотографий и видео с исходного на высокое. При таком варианте они не занимают место в хранилище.

1. На компьютере откройте страницу photos.google.com/settings.
2. Нажмите Освободить место. Это не повлияет на качество файлов, которые вы будете загружать в будущем.

Как переместить фотографии и видео в корзину

1. На компьютере откройте страницу photos.google.com.
2. Наведите указатель мыши на объект, который хотите переместить в корзину.
3. В левом верхнем углу нажмите на значок «Выбрать» .
4. В правом верхнем углу нажмите «Удалить» Удалить.

Чтобы удалить один или несколько файлов, которые занимают место в хранилище, используйте инструмент Управление хранилищем. Если вы удалите какой-то файл по ошибке, вы можете попытаться его восстановить.

Следуйте рекомендациям для IP-адресов

Выполняйте следующие рекомендации для почтовых серверов, которые отправляют письма пользователям Gmail:

Проверьте запись PTR сервера отправителя

Важно! IP-адрес отправителя должен совпадать с IP-адресом хоста, указанного в записи Pointer (PTR). Записи PTR также называются обратными записями DNS

Ваш IP-адрес отправителя должен иметь запись PTR. Записи PTR подтверждают, что хост отправителя связан с соответствующим IP-адресом. Каждый IP-адрес должен быть сопоставлен с именем хоста в записи PTR.

Проверьте наличие записи PTR с помощью инструмента intoDNS.

Отслеживайте объем отправляемой почты

Важно! Ограничения по объему отправляемой почты для рабочих и учебных аккаунтов действуют, даже если получатели находятся в разных доменах G Suite. Например, вы можете отправить письма пользователям с адресами электронной почты в доменах your-company.net и other-company.com

Хотя домены отличаются, в их записях MX указан домен google.com, поэтому отправленные им сообщения учитываются в ограничении.

Если вы отправляете письма через G Suite или Gmail, при достижении ограничения на объем отправляемой почты G Suite снизит допустимую частоту отправки для такого IP-адреса.

Следуйте приведенным ниже рекомендациям, чтобы не превышать ограничение на отправку почты для IP-адресов:

• Учитывайте ограничения на отправку почты при отправке писем из доменов, для которых в записи MX задано значение «google.com».
• Ограничивайте отправку почты с отдельного IP-адреса на основании домена в записи MX, а не домена в адресе электронной почты получателя.
• Отслеживайте реакцию на ваши рассылки, чтобы при необходимости вы могли изменить частоту рассылки и не превысить ограничение.

Отслеживайте репутацию общего IP-адреса

Общий IP-адрес – это IP-адрес, используемый несколькими отправителями почты. Действия отправителей на общем IP-адресе оказывают влияние на репутацию всех его пользователей.

Если вы используете общий IP-адрес для отправки почты, плохая репутация других отправителей негативно влияет и на вашу репутацию, что может снизить процент доставки ваших писем.

При использовании общего IP-адреса для отправки почты мы рекомендуем сделать следующее:

• Убедитесь, что IP-адрес не внесен в черные списки рассылок в Интернете. Письма с IP-адресов отправителей в таких черных списках могут помечаться как спам.
• Если вы отправляете письма с общего IP-адреса через поставщика услуг электронной почты, используйте инструменты Postmaster Tools для отслеживания репутации этого адреса.

Рекомендации по отправке писем в Gmail

Рекомендации, изложенные в этом разделе, помогут уменьшить вероятность того, что письма из вашего домена будут заблокированы Gmail или попадут в папку «Спам».

Настройте действительные обратные записи DNS для IP-адресов, которые указывают на ваш домен.

В идеале все письма должны отправляться с одного IP-адреса. Если вам нужно отправлять почту с нескольких IP-адресов, используйте разные IP-адреса для писем разных типов. Например, с одного IP-адреса отправляйте только уведомления для аккаунтов, а с другого – рекламные письма.

Каждое письмо должно содержать контент только одного типа. Например, не включайте сведения о будущих распродажах в письма с чеками за покупку.

Для писем одной категории в заголовке From: необходимо указывать один и тот же адрес. Например, сообщения из домена your-company.net могут иметь такие заголовки:

• Письма с чеками за покупку: receipt@your-company.net.
• Рекламные письма: deals@your-company.net.
• Письма с уведомлениями для аккаунтов: alerts@your-company.net.

Регулярно проверяйте репутацию своего домена в сервисе Google Безопасный просмотр. Для этого введите адрес своего домена на странице проверки статуса. Также проверяйте все домены, которые связаны с вашим доменом.

Не отправляйте из своего домена пробные фишинговые письма и тестовые рассылки. Это может негативно сказаться на репутации вашего домена, или домен может попасть черные списки.

Не отправляйте почту от лица другого домена или отправителя без разрешения. Такое действие называется спуфингом, и Gmail может помечать такие письма как спам.

Чтобы письма не помечались как спам, выполняйте перечисленные ниже рекомендации.

• Если адрес отправителя находится в списке контактов получателя, письмо с меньшей вероятностью попадет в папку спама.
• Иногда даже допустимые письма могут помечаться как спам. Получатели могут перемещать сообщения из спама во входящие, чтобы в будущем не возникало проблем с письмами от этого отправителя.